AUZEF Etkili Sunum Teknikleri Çıkmış Sorular

Ders, sunumun ne olduğunu, nasıl planlanıp düzenlendiğini, dinleyici türlerini, görsel araçları, soru-cevap yönetimini, etkili iletişim ve dinleme becerilerini, konuşma korkusunu ve PowerPoint'in temel işlevlerini ele alır.

Sunumun tanımı ve türleri

• Sunum, bir mesajı karşıya ulaştırmak için sözlü ve görsel araçlarla yapılan planlı iletişimdir; İngilizce karşılığı presentation sözcüğüdür.
• Türler: bilgilendirici (gerçeklere dayalı, eğitsel), ikna edici (motive edici) ve özel amaçlı (biçimsel).
• Miting konuşmaları duygulara seslendiği için motive edici sunuma girer.
• Resmî sunum profesyonel bir tarz ister; sürekli yüksek ses bu tarzın özelliği sayılmaz.
• Sunum bilgilendirmek, motive etmek ya da eğitmek için yapılır; zorlamak amaç değildir.

Planlama ve dinleyici analizi

• Planlama etkili sunumun temel taşıdır: amaç belirleme, dinleyiciyi tanıma, içerik düzenleme, araç hazırlama ve prova.
• Kurgulama, yani içeriği giriş-gelişme-sonuç biçiminde mantıklı sıralamak, planlama aşamasına aittir.
• Dinleyici analizi; yaş, bilgi düzeyi, beklenti ve konuya bakışı inceleyerek profil çıkarmaktır.
• Sunumun amacını doğru koymak için önce dinleyiciler analiz edilir; dil ve üslup onlara göre ayarlanır.
• Sunum kompozisyon gibi tutarlı bir düzene oturtulursa daha rahat izlenir.

Sunum düzenleme biçimleri

• Kronolojik düzen: olaylar zaman sırasına göre aktarılır.
• Konusal düzen: konu sosyal, siyasal, ekonomik gibi alt başlıklara ayrılır.
• Problem-çözüm: önce sorun ayrıntılı anlatılır, sonra çözüm önerilir (örneğin personelin işten ayrılması ve seçici işe alım).
• Neden-sonuç düzeni: sebepler, doğan sonuçlar ve çözüm önerileriyle ilerler.
• Soru-cevap-önem sıralaması: dinleyiciye sorular yöneltilir, konuşma cevaplar doğrultusunda sürer.

Dinleyici tipleri ve dinleme türleri

• Gönülsüz katılımcı: ortamdan hoşlanmaz; yayılır, çizer, uyuklar gibi pasif davranır.
• Düşman katılımcı: konuşmacının otoritesine sözlü olarak karşı çıkar veya saldırır.
• Kutuplaşmış dinleyici: karşıt görüşlü, gergin ve saldırgandır; ona karşı sözle çelişen beden dili kullanılmaz.
• Günlük dinleyici: merakla çeşitli konuşmalara fiziksel ve duygusal olarak katılan kişidir.
• Aktif ve düşünceli (empatik) dinleme mesajın tüm anlamını kavramaya çalışır; rekabetçi dinleme ise kendi görüşünü savunmaya yöneliktir.

Görsel araçlar ve algı

• Algının yaklaşık yüzde 87'si görme, 9'u işitme, 4'ü diğer duyularla gerçekleşir.
• Görseller anlatılanı yaklaşık yüzde 30 daha etkili kılar; görsel kullanmamak verimli sunumda beklenmez.
• Flipchart, yazı tahtası, film, video konferans görsel destek aracıdır; radyo, sinema ve oyun konsolu bu listede yer almaz.
• Yazı tahtasında dinleyici sayısı ve görünürlük hesaba katılır; konuşmacı yüzünü dinleyiciden ayırmamalıdır.
• Tepegöz kalabalık gruplarda yeterince etkili olmayabilir; arkadan görünürlük için beyaz renkten kaçınılır.
• Bir hafta sonra içeriğin yüzde 20'sinin hatırlandığı bilgisi yanlıştır.

Soru türleri ve soru-cevap tutumu

• Diyalog soruları karşılıklı etkileşim doğurur, konuşmacı ile dinleyici arasında bağ kurar ve ilgiyi artırır.
• Evet-hayır soruları kapalı uçludur; katılıyor musunuz sorusu bu türdendir.
• Yerinde olmayan sorular konuyla ilgisizdir; cevap başka bir zamana bırakılabilir.
• Soruya soruyla karşılık vermek kaçınılması gereken bir davranıştır.
• Cevaplarken açık fikirli olunur; kesin ve dogmatik ifade ile karşı tarafın sözünü kesmek yanlıştır.

Etkili iletişim, ikna ve konuşma korkusu

• Etkili iletişim, mesajın amaçlanan biçimde ulaşması ve beklenen tepkinin alınmasıdır; doğru bilgiye ulaşmayı hızlandırır.
• Empati, karşıdakinin yerine geçip duygusunu ve bakışını kavramaktır; sempati etkili iletişim kavramı sayılmaz.
• Sesi yükseltmek ikna yolu ya da iyi iletişim ölçütü değildir; güvenli tutum tercih edilir.
• Sen dili genellikle olumsuz etki yaratır ve benlik saygısını olumsuz etkiler.
• Glossofobi topluluk önünde konuşma korkusudur; sahne korkusu ve grup içinde söz alma endişesi olarak ikiye ayrılır.
• Belirtiler: gerginlik, unutkanlık, ses titremesi, donup kalma; akıcı konuşma beklenmez. Temel noktaları belirleyerek hazırlanmak korkuyu azaltır.

PowerPoint temelleri

• Yeni çalışma Dosya menüsünden başlatılır.
• Gereksiz slayt seçilip Delete tuşuyla silinir.
• Normal görünümde Slaytlar ve Anahat sekmeleri ile Slayt ve Notlar bölmeleri bulunur; Şekiller sekmesi bulunmaz.
• WordArt biçimlendirilmiş metin ekler, resim eklemez.

Sunum (presentation)

Bilgi vermek, sonuç açıklamak veya görüş benimsetmek için yapılan planlı ve düzenli konuşma.

Dinleyici analizi

Sunum öncesi dinleyicinin yapısını, bilgi düzeyini ve beklentisini inceleyerek profil çıkarma çalışması.

Kronolojik düzenleme

Bilgilerin zaman sırasına göre aktarıldığı düzen.

Konusal düzenleme

Konunun sosyal, siyasal, ekonomik gibi alt başlıklara bölünerek işlenmesi.

Problem-çözüm düzenlemesi

Önce sorunun tanıtılıp ardından çözüm önerisinin getirildiği yapı.

Diyalog soruları

Tek cevap beklemeyen, karşılıklı konuşma başlatan ve bağ kuran sorular.

Aktif ve düşünceli dinleme

Söz, duygu ve istekleri bütünüyle kavramaya çalışan empatik dinleme.

Rekabetçi dinleme

Kendi görüşünü desteklemek için seçici ve mücadeleci dinleme.

Empati

Kendini karşıdakinin yerine koyup duygu ve düşüncelerini isabetle kavrayıp yansıtma becerisi.

Glossofobi

Topluluk önünde konuşma korkusu ve kaygısı.

Gönülsüz katılımcı

Ortamda bulunmak istemeyen, pasif ve ilgisiz görünen dinleyici.

Etkili iletişim

Mesajı niyet edilen biçimde iletip istenen tepkiyi almak.

• Sesi yükseltmek soruların çoğunda yanlış seçenektir; ikna ve etkili iletişimde ses yüksekliği ölçüt değildir.
• Gönülsüz katılımcı pasif ve ilgisizdir, düşman katılımcı sözlü olarak saldırır; bu ikisi karıştırılmamalıdır.
• Aktif dinleme anlamaya, rekabetçi dinleme kendi görüşünü savunmaya yöneliktir.
• Konuşma korkusunda akıcı konuşma ve umursamazlık beklenmez; belirtiler gerginlik ve titremedir.
• Görsel kullanmanın sunumu etkisiz kıldığını söyleyen ifadeler ve radyo, sinema, oyun konsolu gibi şıklar yanlıştır.