AUZEF Proje Yönetimi Çıkmış Sorular

Ders, projenin ne olduğunu, proje–program–portföy ilişkisini, yaşam döngüsü ve yaklaşımlarını, bilgi alanlarını (kapsam, zaman, maliyet, risk, kaynak, paydaş vb.) ve planlama ile değerlendirme tekniklerini ele alır.

Proje kavramı ve temel kısıtlar

• Proje; geçici, özgün çıktı üreten ve belirli amaca yönelik tek seferlik çalışmadır. Operasyonlar ise aynı çıktıyı tekrar üretir.
• Her proje kâr amaçlı olmak zorunda değildir; sivil toplum projeleri buna örnektir.
• Proje üçgeni zaman, maliyet ve kapsamdan oluşur; biri değişince diğerleri etkilenir.
• Demir üçgen maliyet, kalite ve zamandan oluşur. Risk üçlü kısıt unsuru değildir.
• Juran projeyi çözümü planlanıp çizelgelenmiş bir sorun olarak tanımlar.

Proje, program ve portföy

• Birbiriyle ilişkili ve eşgüdümle yönetilen projeler bütününe program denir.
• Portföy, program ve projeleri birlikte kapsayan en geniş yapıdır.
• Portföy yönetiminde başarı; şeffaflık, uyumlaştırma ve fayda yönetimine dayanır.
• Proje karmaşıklığında A tipi küçük, düşük riskli ve bilinen teknolojilidir; D tipi yenilikçi, zor ve yüksek risklidir.
• Strateji, uzun vadeli hedeflerin, eylem planlarının ve kaynak dağılımının belirlenmesidir.

Yaşam döngüsü, yaklaşımlar ve organizasyon

• Doğrusal (şelale) modelde aşamalara geri dönülmez; uyarlanabilir ve yinelemeli modeller esnektir.
• Çevik yaklaşım belirsizlik ve değişen gereksinimlerde kısa döngü, müşteri işbirliği ve çalışan ürünü öne çıkarır.
• Scrum, Kanban, Agile ve Şelale metodolojidir; CPM ise planlama tekniğidir.
• Proje bazlı yapıda yönetici geniş yetkiye sahiptir, ekip çoğunlukla tam zamanlı çalışır.
• Organizasyon kararında işbölümü, yetki ve sorumluluk dağılımı belirleyicidir.

Roller, başlatma ve kapanış

• Sponsor kaynak sağlar, projeyi üst yönetimde savunur ve proje çıktısını kabul eder.
• Projenin entegrasyonunu proje yöneticisi gerçekleştirir.
• Proje beratı (başlatma belgesi) projenin resmen başladığını gösterir.
• Proje iş tanımı (SOW) teslim edilecek ürün ve hizmetleri ayrıntılı anlatır.
• Kapanış süreç grubunda çıktılar kabul edilir ve proje resmen sona erer.

Bilgi alanları ve konu grupları

• Entegrasyon, farklı planları birleştirip çelişkileri gideren çatı alandır ve silo çalışmayı önler.
• Kapsam yönetimi projenin öz fonksiyonudur; WBS bu alanın parçasıdır ve iş dağılım ağacı üretir.
• WBS projeyi yönetilebilir iş paketlerine böler.
• Kaynak yönetimi planlama, belirleme, sözleşme ve denetimi kapsar; paydaş belirleme Paydaş Yönetimi'ne aittir.
• Risk yönetimi planlama, tanımlama, nitel-nicel analiz, yanıt planlama ve izlemeyi içerir; bütçe onayı bu alanda değildir.
• Kalite, çıktıların standartlara uygunluğunu güvence altına alır.

Zaman planlaması ve ağ diyagramı

• Ağ diyagramı faaliyetleri, sürelerini ve öncelik ilişkilerini gösterir; faaliyet öncülleri bitmeden başlayamaz.
• Bolluğu sıfır olan faaliyetler zinciri kritik yörüngedir; gecikmesi projeyi aynı oranda geciktirir.
• Süresi sıfır olan, önemli aşamayı işaretleyen faaliyet kilometre taşıdır.
• Gantt şeması yatay çubuklarla planlama ve kontrol sağlar; karmaşık projelerde yetersizdir, PERT veya CPM uygundur.
• PERT varyansı [(b-a)/6]² ile bulunur; ortalama süreye eşit hedefte bitiş olasılığı %50'dir.
• Hızlandırma eğimi, ek maliyetin kısaltılan gün sayısına bölünmesiyle bulunur.

Maliyet, değer ve yatırım hesapları

• Kazanılmış değer, bütçenin tamamlanan iş oranıyla çarpımıdır (10000 × 0,85 = 8500).
• SPI = kazanılmış değer ÷ planlanan bütçeli maliyet; 50/100 = 0,50 ile program gerisi gösterilir.
• Doğrudan maliyetler belirli bir işe veya projeye açıkça yüklenebilir.
• Geri ödeme süresi, kümülatif getirinin yatırımı karşıladığı yıldır (örnekte 3 yıl).
• İç Kârlılık Oranı paranın zaman değerini dikkate alır.
• Ortalama verimlilik = yıllık ortalama net gelir ÷ ortalama yatırım (örnekte 0,10).

Risk, ekip, paydaş ve analiz araçları

• Olasılığı ve etkisi düşük riskler kabul edilebilir; yalnızca izlenir.
• Riski kabul etmek, önlem almadan sonuçlarını üstlenmektir.
• Tuckman modeli ekip gelişimini açıklar: oluşum, fırtına, düzenleme, performans, dağılma.
• Güç-ilgi matrisi paydaşları sınıflandırır; SWOT iç ve dış çevreyi inceler.
• Çatışmada uzlaşma, tarafların karşılıklı kısmen ödün vermesidir.
• Tedarik planlamada yap ya da satın al kararı verilir.

Portföy

Kurum stratejisine yönelik program ve projelerin tümünü kapsayan en geniş yapı.

Program

Eşgüdümle yönetilen, birbirine bağlı projelerin oluşturduğu bütün.

Kritik yörünge

Esneme payı olmayan, projenin en erken bitişini belirleyen faaliyet zinciri.

WBS

İş kırılım yapısı; projeyi hiyerarşik iş paketlerine bölen iş dağılım ağacı.

Kilometre taşı

Süresi olmayan, önemli bir aşamayı işaretleyen dönüm noktası.

Kazanılmış değer (EV)

Tamamlanan işin bütçe karşılığı.

SPI

Kazanılmış değerin planlanan bütçeli maliyete oranı; zaman performansını gösterir.

Proje beratı

Projenin resmen başladığını belgeleyen başlatma belgesi.

Çevik yaklaşım

Kısa döngü, müşteri işbirliği ve değişime uyumu öne çıkaran yaklaşım.

Güç-ilgi matrisi

Paydaşları etki ve ilgi düzeyine göre konumlandıran yöntem.

Entegrasyon

Bilgi alanlarını uyumlu biçimde birleştiren çatı alan.

• Paydaş belirleme Paydaş Yönetimi'ne aittir, Kaynak Yönetimi'ne değil.
• Proje üçgeni zaman-maliyet-kapsam, demir üçgen maliyet-kalite-zamandır; karıştırılmamalı.
• Portföy en geniş yapıdır; program ilişkili projeler bütünüdür.
• Metodoloji (Scrum, Kanban, Agile, Şelale) ile teknik (CPM, PERT) ayrı tutulmalı.
• Hesap sorularında formülü yazıp sayıları yerine koymak yeterlidir: EV, SPI, GÖS, eğim.