AUZEF Büro Yönetimi Çıkmış Sorular

Büro Yönetimi dersi; sekreterlik mesleğinin türlerini, sekreterin kişilik ve görünüm özelliklerini, meslek etiğini, büronun fiziksel düzenini ve ergonomiyi, çalışanlarda yorgunluğu, ziyaretçi ve randevu işlemleri ile yönetici için yapılan hazırlıkları ele alır.

Sekreterlik mesleği ve türleri

• Sözlükte sekreterin karşılığı yazmandır; meslek üç düzeye ayrılır.
• Kurum sekreteri özel ve kamu kuruluşlarında bu mesleği sürdürür.
• Türler arasında tıp, siyasi kuruluş, daktilo (yardımcı), komple ve üst düzey yönetici sekreterliği vardır; danışma sekreteri tür sayılmaz.
• Birden fazla şirketin organizasyonunu yürüten kişi üst düzey yönetici sekreteri-yönetim asistanıdır.
• Daktilo sekreter seçen işveren, işlerin kendi denetiminde yürütülmesini ister.
• Temizlik işleri sekreterin görevi değildir; santral sekreterliği monoton bir iş örneğidir.

Görünüm, giyim ve renkler

• İş yaşamında giyim temiz, düzenli ve sade olmalı; sekreter alçak, rahat topuklu ayakkabı giymelidir.
• Modaya uygunluk giyimde ikinci planda kalabilen ölçüttür.
• Yeşil canlılık, huzur ve güven; sarı zekâ ve pratiklik; pembe neşe ve rahatlık çağrıştırır.
• Lacivert sonsuzluk, otorite ve verimlilik duygusu verir; duvarlarda verim için mavi tercih edilir.
• Masada makyaj yenilemek ve kambur oturmak olumsuz, güler yüzlü karşılama olumludur.

Kişilik ve mesleki nitelikler

• Güler yüzlülük, sevecenlik, vicdan sahibi olmak, işi sevmek ve sorumluluk üstlenmek olumlu özelliklerdir.
• Sorumluluk sahibi kişi gerektiğinde inisiyatif kullanır.
• Otoriter olmak, kaba tavır, ciddiyetsizlik, heyecanlı ve telaşlı olmak olumsuz sayılır.
• Olumlu benlik algısı sağlıklı iç iletişimin göstergesidir.
• Büro makinelerini kullanmak psikoteknik özellik değildir; muhasebe bilgisi de sekreter için aranan mesleki nitelik sayılmaz.

Etik ve iş ahlakı

• Etik, doğru ve yanlış davranışın ölçülerini ortaya koyar.
• Hoşgörü, dürüstlük, adalet, tarafsızlık ve eşitlik etik davranıştır.
• Fiziksel taciz, yolsuzluk ve zimmet etik dışıdır; zimmet kamu kaynağını tek yanlı kendine kullanmaktır.
• İş yerinde siyaset konuşmak yanlış davranıştır.
• Gizli belgelerin kopya ve müsveddeleri doğrudan çöpe atılmaz.
• İnsan hakları, liyakat ve demokrasi çalışanların mutluluğuna katkı sağlar.

Büro düzeni ve ergonomi

• Ergonomi, insan-makine-çevre uyumunu biyolojik gereksinimlere göre geliştirmeyi hedefler.
• Oran ilkesi: mobilya ve malzemeler kullanıcının ölçülerine göre boyutlandırılır.
• Aşırı gösterişli döşeme dikkati dağıtır ve verimi düşürür; abartı ve lüks tasarım ilkesi değildir.
• Verim, büro çalışanın bedensel ve ruhsal özelliklerine uygun olduğunda artar.
• Akustik düzen konuşulanların rahat anlaşılmasını sağlar; sosyal çevre fiziksel çevre türü sayılmaz.
• Sekreter bürosu yöneticiden uzakta olmamalıdır.

Yorgunluk türleri

• Bedensel yorgunlukta ayak şişmesi, kas ağrısı görülür; saldırganlık görülmez.
• Fizyolojik yorgunlukta tansiyon ve nabız yükselir, bayılma olabilir.
• Psikolojik yorgunlukta sinirlilik, saldırgan çıkışlar ve unutkanlık görülür.
• Zihinsel yorgunluk en zor tespit edilen türdür; anlama güçlüğü, dikkat ve motivasyon kaybı yapar.
• İşin tekdüze olması yorgunluk nedenidir; çalışanlar arası uyum neden olmaz.
• Fiziksel nedenlerle işi bırakmak psiko-somatik tükenme olarak adlandırılır.

Ziyaretçi, randevu ve yönetici hazırlıkları

• Kurumsal işletmede ziyaretçiyi ilk resepsiyonist karşılar.
• Randevusuz ziyaretçi derhal görüşmeye alınmaz; durum değerlendirilir.
• Randevu talebinde kişi, kurum, konu, zaman ve yer bildirilir; ikram bildirilmez.
• İlk randevu mesai başına verilmez, yöneticinin önce işlerini gözden geçirmesi beklenir.
• Randevu iptali görüşme gününden önce bildirilir; alınan randevu deftere işlenir.
• Sekreter güne yönetici masasına işlistesi ve dosyaları bırakarak başlar; rezervasyonlar yöneticinin isteğine göre yapılır.

Sekreter

Sözlükte yazman karşılığı olan, yöneticiye büro işlerinde destek veren meslek mensubu.

Yönetici asistanı

Yetkileri artmış, günümüzde sekreterliğin dönüştüğü üst düzey destek görevi.

Etik

Doğru ve yanlış davranışın ölçülerini ortaya koyan anlayış.

Zimmet

Kamu kaynağının tek yanlı biçimde kişisel kullanıma alınması.

Ergonomi

İnsan, makine ve çevre uyumunu insanın biyolojik ihtiyaçlarına göre düzenleme çalışması.

Oran ilkesi

Büro malzemelerinin kullanıcının ölçülerine uygun boyutlandırılması.

Psiko-somatik tükenme

Fizyolojik sebeplerle işe devam edememe noktası.

Fizyolojik yorgunluk

Tansiyon ve nabız artışı gibi bedensel işleyiş belirtileriyle görülen yorgunluk.

Zihinsel yorgunluk

Tespiti en güç olan, anlama ve dikkat kaybı yaratan yorgunluk.

Monoton iş

Tekdüze işlerdir; santral sekreterliği örnektir.

Resepsiyonist

Kurumsal işletmede ziyaretçiyi ilk karşılayan kişi.

• Bedensel, psikolojik ve fizyolojik yorgunluk belirtileri karıştırılır: ayak şişmesi ve kas ağrısı bedensel; saldırganlık psikolojiktir.
• Zimmet ile rüşvet tanımları sık karıştırılır; kamu kaynağını kendine kullanma zimmettir.
• Olumsuz ifadeli sorularda (yer almaz, yanlıştır) mutluluk, dürüstlük, uyum gibi olumlu seçenek genellikle cevaptır.
• Randevuda iki tuzak: ilk saat mesai başına verilmez, yöneticinin yola çıkmasından hemen önceye de randevu konmaz.