AUZEF Tıbbi Dokümantasyon ve Arşiv Bilgisi Çıkmış Sorular

Ders, sağlık kurumlarında hasta dosyalarının düzenlenmesini, arşivlenmesini, saklama sürelerini, imhasını ve arşivin fiziki ile yönetsel yapısını ele alır. Ayrıca ilgili mevzuat, arşiv personeli ve genel yönetim ile yazışma kavramlarına değinir.

Hasta dosyası ve arşivin tanımı

• Hastaya ait belgeler tarih sırasıyla ve geçerli sisteme uygun biçimde saklanır; bu yere hasta dosyaları arşivi denir.
• Dosya, hastanenin hasta kabul biriminde düzenlenir.
• İlk kez başvuran hastaya yeni dosya açılırken Hasta Tanıtım Kartı verilir.
• Barkod uygulaması dosyaların giriş-çıkış işlemlerini hızlandırır.
• Kanser kayıtlarının derlenmesinde aktif sistem kullanılır.

Mevzuat ve yasal dayanaklar

• Hastanın kimlik bilgilerini protokol defterine kaydetme zorunluluğu Tababet ve Şuabatı Tarzı İcrasına Dair Kanun'da yer alır.
• Ceza kanunu hükümlerine göre tıbbi kayıtlar 1-10 yıl aralığında saklanır.
• Borçlar kanunundaki zaman aşımı süresi 10 yıldır.

Saklama, imha ve devir süreleri

• Taburcu defteri 20 yıl muhafaza edilir.
• İmha tutanakları ve listeleri 10 yıl boyunca saklanır.
• Otopsi raporları 20 yıl sonra Devlet Arşivlerine devredilir.

Arşivin fiziki koşulları ve kullanımı

• Hasta dosyalarının bulunduğu arşivde ortam sıcaklığı 12-18 derece arasında olmalıdır.
• Personel çalışma alanının büyüklüğü, çalışan personel sayısına göre değişir.
• Araştırmacılara bölüm dışına çıkarılmamak koşuluyla en fazla 30 dosya verilebilir.

Arşiv personeli ve komisyon

• Hasta dosyaları arşiv biriminin başında şef veya memur kadrosundaki personel görevlendirilir.
• Personel yetersizse arşiv komisyonu en az 3 üyeyle kurulur.
• Arşiv dokümanlarını imha etmek, arşiv görevlisinin sorumlulukları arasında sayılmaz.
• Hasta dosyası arşivi yerleşimi belirlenirken sağlık istatistikçisi süreçte rol almaz.

Arşiv türleri ve organizasyon

• Noter arşivleri özel arşivler arasında sayılmaz.
• Arşiv yönetimi, arşivin öğelerinden biri değildir.
• Yurt dışındaki hasta dosyaları arşivi organizasyon şemasında tıbbi istatistikçi bulunmaz.

Yönetim ve yazılı iletişim

• Amaçların insanlar aracılığıyla gerçekleştirilmesi sürecine yönetim denir.
• Yazılı iletişimin en temel aracı evraktır.

Hasta dosyaları arşivi

Hastaya ait tüm belgelerin düzenli ve tarih sırasıyla saklandığı birimdir.

Hasta Tanıtım Kartı

İlk başvuruda yeni dosya açılırken hastaya teslim edilen karttır.

Hasta kabul

Hasta dosyasının düzenlendiği hastane birimidir.

Aktif sistem

Kanser kayıtlarının derlenmesinde kullanılan yöntemdir.

Protokol defteri

Hekim, diş hekimi ve ebelerin hasta kimlik bilgilerini kaydettiği, Sağlık Bakanlığınca onaylı defterdir.

Taburcu defteri

20 yıl saklanması gereken kayıt defteridir.

Zaman aşımı

Borçlar kanununa göre 10 yıllık süredir.

Arşiv komisyonu

Personel azsa en az 3 üyeyle kurulan kuruldur.

Barkod

Dosyaların giriş-çıkış işlemlerini çabuklaştıran uygulamadır.

Yönetim

Amaçların insanlar vasıtasıyla gerçekleştirilmesi sürecidir.

Evrak

Yazılı iletişimin en temel aracıdır.

• 10 ve 20 yıl sürelerini karıştırmamak gerekir: imha tutanakları 10 yıl, taburcu defteri 20 yıl, otopsi raporları devir için 20 yıl.
• Ceza kanunundaki saklama aralığı 1-10 yıldır; borçlar kanunundaki zaman aşımı ise tek değer olarak 10 yıldır.
• Olumsuz soru kalıplarında (rol almaz, yer almaz, sayılmaz, bulunmaz) cevaplar: sağlık istatistikçisi, arşiv yönetimi, noter arşivleri, imha etmek, tıbbi istatistikçi.
• Sıcaklık 12-18 derece, araştırmacıya en fazla 30 dosya ve komisyon için en az 3 üye sayılarını net ezberlemek yararlıdır.