ATA-AÖF Sekreterlik Bilgisi Çıkmış Sorular

Sekreterlik Bilgisi dersi; sekreterlik türlerini, büro ve dosyalama düzenini, zaman ve stres yönetimini, ergonomiyi, iletişimi, toplantı ile protokol kurallarını ve kişisel imaj konularını ele alır.

Sekreterlik türleri ve yeterlilikler

• Yönetim kurulu sekreterliği kurumun en üst karar organına hizmet eder; başkan sekreter, özel kalem müdürü, raportör sekreter gibi unvanlar taşıyabilir.
• Bu tür gündem hazırlar, karar tutanağı tutar, kararları izler ve kurul üyelerine yönetim ile emanet görevlerinde danışmanlık yapar.
• Kriz yönetimi, malzeme bilgisi, kavrama ve kayıt tutma temel yeterliliklerdendir; girişimcilik bu listede yer almaz.
• Standart prosedürler işlerin tutarlı ve doğru yürütülmesini sağlar, devir teslimi kolaylaştırır.

Büro türleri ve büro düzeni

• Adhokratik bürolar belirli bir amaç için geçici kurulur, amaç bitince dağılır; esnek ve ekip temellidir.
• Mobil bürolar mekândan bağımsız, sanal bürolar fiziksel ofis olmadan dijital ortamda çalışır.
• Büro kontrol listesinde sağlık-güvenlik, çalışma yordamları, mobilya, aydınlatma, ısı ve gürültü yer alır; renklendirme temel başlık değildir.
• Elektronik yayıncılıkta temel ofis otomasyonu aracı kelime işlemcidir.

Belge ve dosyalama sistemleri

• Belgeler gönderilme biçimine, önem derecesine ve içinde bulundukları materyale göre sınıflandırılır.
• Kronolojik dosyalamada belgeler tarih sırasına dizilir; fatura ve dekont gibi belgelere uygundur.
• Konuya göre dosyalamada belgeler içeriğe göre ana ve alt gruplara ayrılır; ana gruplar 2-3 harfli kodlarla gösterilir.
• Coğrafi sistem bölgeyi, alfabetik sistem ad ve unvanı, numerik sistem sayısal kodları esas alır.

Zaman yönetimi

• Etkili zaman planları yazılı, birbiriyle uyumlu ve zaman dilimlerine bağlıdır; günlük, haftalık, aylık, yıllık planlar bütün oluşturur.
• Yalnızca çok kısa vadeli planlama uzun vadeli hedefleri gözden kaçırtır.
• Hayır diyememek, erteleme, plansız ziyaretçi ve dağınık ortam zaman tuzaklarıdır.
• Öncelik sıralaması zaman tuzağı değil, temel çözüm yöntemidir.
• Elektronik takvim zaman planlama aracıdır; ajanda da planlama aracıdır.

Stres ve ergonomi

• Stres geçici bir gerginlikten ibaret değildir; süreklilik kazanınca bedensel ve ruhsal sonuçlar doğurur.
• Örgütsel stres performans düşüklüğü, devamsızlık, yabancılaşma ve iş gücü devir hızı artışına yol açar; yüksek iş tatmini sonuçları arasında sayılmaz.
• Ergonomi işi insanın bedensel ve zihinsel yapısına uydurur; verimi artırır, kaza ve meslek rahatsızlıklarını azaltır.
• Genel boyutta ergonomi unsurları felsefe, teori, yönetim ve karardır; kaynaklar bunlardan biri değildir.

İletişim

• İletişimin temel ögeleri kaynak, mesaj, kanal, alıcı ve geri bildirimdir.
• Mesajın doğru ulaşmasını engelleyen her etken gürültüdür; dil farkı, önyargı, dikkat dağınıklığı da buna girer.
• Üst kademeden alt kademeye talimat ve politika iletimi yukarıdan aşağıya iletişimdir; rapor ve şikâyetler aşağıdan yukarıya gider.
• Yatay iletişim aynı hiyerarşik düzeydeki çalışanlar arasında iş birliği ve koordinasyon sağlar.
• Empati, kendini karşıdakinin yerine koyup duygu ve düşüncelerini doğru anlamaktır.

Toplantı, protokol, etik ve imaj

• Heyet toplantısında alanında uzman kişiler ortak karar üretir; bilgilendirme toplantısında amaç karar almak değil bilgi vermektir.
• Resmî karşılama ve uğurlamada tokalaşmayı üst makamdaki kişi başlatır.
• Etik karar verme kişisel değerlerden, kişisel özelliklerden ile kişisel ve sosyal çevreden etkilenir; ev çevresi ayrı etmen sayılmaz.
• Kişisel imajda yeterlilikler eğitim, deneyim, birikim ve gelişim potansiyelini kapsar; görüntü dış görünüşle, karakter kişilikle ilgilidir.

Kronolojik dosyalama

Belgelerin düzenlenme veya işlem tarihine göre sıralandığı dosyalama sistemidir.

Konuya göre dosyalama

Belgelerin içeriğe göre ana ve alt gruplara ayrıldığı, ana grupların kısa harf kodlarıyla gösterildiği sistemdir.

Adhokratik büro

Belirli bir amaç için geçici kurulan, amaç gerçekleşince dağılan esnek büro türüdür.

Ergonomi

Çalışma düzenini ve ortamını insanın fiziksel ve zihinsel özelliklerine uydurma yaklaşımıdır.

Gürültü

İletişimde mesajın alıcıya doğru ulaşmasını bozan her türlü engeldir.

Empati

Kişinin kendini karşısındakinin yerine koyarak onu doğru anlama becerisidir.

Yukarıdan aşağıya iletişim

Emir, talimat ve politikaların üst kademeden alt kademelere iletildiği dikey iletişimdir.

Yatay iletişim

Aynı kademedeki birim ve çalışanlar arasındaki iş birliği amaçlı iletişimdir.

Heyet toplantısı

Uzmanların ortak karar almak üzere yaptığı toplantı türüdür.

Standart prosedür

İşlerin açık talimatlarla tutarlı ve doğru yürütülmesini güvence altına alan yazılı usuldür.

Yönetim kurulu sekreterliği

En üst karar organına hizmet eden ve üyelere danışmanlık da veren sekreterlik türüdür.

• Kronolojik (tarih), coğrafi (bölge), alfabetik (ad-unvan), numerik (sayı) ve konuya göre (içerik, harf kodu) sistemlerini karıştırmamak gerekir.
• Yukarıdan aşağıya (talimat, politika), aşağıdan yukarıya (rapor, öneri, şikâyet) ve yatay (aynı kademe) iletişimi ayırt etmek önemlidir.
• Olumsuz kökle sorulan sorularda kapsam dışı seçenek aranır: girişimcilik, ajanda, renklendirme, ev çevresi, yüksek iş tatmini.
• Öncelik sıralaması çözüm aracıdır; zaman tuzağı olan erteleme ve plansızlıkla karıştırılmamalıdır.