ATA-AÖF Dosyalama ve Arşivleme Çıkmış Sorular

Dosyalama ve Arşivleme dersi; büro yönetimi yaklaşımlarını, evrak örgütleme modellerini, dosyalama sistemlerini, resmî yazışma kurallarını, arşiv hizmetlerini ve belgelerin imhasını ele alır. Yönetim işlevlerinin dosyalama sürecine uygulanması da konunun parçasıdır.

Büro yönetimi ve yönetim işlevleri

• Geleneksel yaklaşım yeni tekniklere kapalıdır; işler alışkanlıkla yürür, değişime direnç yüksektir.
• Yönetimin temel işlevleri: planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon ve denetim.
• Motivasyon ayrı bir temel işlev değildir; yöneltme işlevinin içinde yer alan bir araçtır.
• Planlama geleceğe yöneliktir, tercih ve karar içerir, esnek ve dinamiktir; düşük maliyet zorunlu özellik sayılmaz.

Evrak örgütleme ve dosyalama yönetimi

• Bölümleri esas alan modelde her birim evrakı kendi yürütür; iş hızlanır ama kurum genelinde standartlaşma zorlaşır.
• Örgütleme aşaması yapılacak işlerin belirlenmesiyle başlar; sonra gruplama, görev dağıtımı, yetki ve sorumluluk gelir.
• Dosya, belgeleri bir arada tutup koruyan, genelde karton veya plastik araçtır; dolap ve kutu saklama kaplarıdır.
• Dosya kodlaması, dosyalara içeriği ya da birimi temsil eden harf ve rakamlarla ad ve numara vermektir.

Alfabetik dosyalama

• Sıralamada temel ölçüt soyadıdır; kişi adları değil.
• Ad, yalnızca soyadı aynı olan kişileri ayırmak için ikinci ölçüt olarak kullanılır.
• Personel, müşteri ve hasta dosyaları bu sisteme uygun örneklerdir.
• Soyadı aynı çok kişi varsa yalnız soyadı yetmez; adın da dikkate alınması gerekir.

Küpürleme

• Küpür, süreli yayınlardan kesilip saklanan veya dijital ortamda arşivlenen haber, makale ve görsellerdir.
• İşleme küpürleme, yani basın izleme denir.
• Küpürler kurumun medyadaki görünümünü, sektör gelişmelerini ve rakipleri yansıtır.
• Yöneticiler küpürleri kamuoyu algısını ölçmek, kriz yönetmek ve strateji belirlemek için kullanır; yani kararları etkiler.

Yazışma türleri ve formlar

• Resmî yazıda Sayı satırının altına sol kenardan başlayarak Konu yazılır; tarih genelde sağ tarafa konur.
• Özel yazışmalar (mektup, davetiye, tebrik) kalıba bağlı değildir, samimi ve edebî bir dille yazılır.
• Yazışma formları (dilekçe, resmî yazı, tutanak) kurum içi ve kurumlar arası haberleşmede kullanılan standart belgelerdir.

Arşiv ve arşivist

• Arşiv, hukuki veya idari değer taşıyan belgelerin saklandığı, korunduğu ve düzenlendiği birim ya da mekândır.
• Arşiv eski kâğıt deposu değildir; sistemli yönetilen kurum hafızasıdır.
• Arşivist, arşivcilik eğitimi almış, arşiv malzemesini düzenleyen ve kullanıma sunan uzman kişidir.
• Transfer kutusu, dosyaları birim arşivinden kurum veya devlet arşivine aktarırken ve rafta saklarken kullanılan standart mukavva kutudur.

Belge değeri, imha ve elektronik standart

• Birincil değer idari, hukuki ve mali yarardır; ikincil değer tarihsel ve araştırma değeridir.
• İmha listesinde evrak türü, imha yeri ve imha tarihi bulunur.
• İmha yöntemi genelde komisyon kararında veya imha tutanağında yer alır.
• TS 13298 Elektronik Belge Yönetimi, elektronik belgelerin oluşturulması, saklanması, güvenliği ve hukuki geçerliliğine ilişkin TSE standardıdır.

Geleneksel büro yönetimi

Alışkanlıklara dayanan, yeniliğe ve teknolojiye kapalı yaklaşımdır.

Dosya kodlaması

Dosyaları bulmayı kolaylaştırmak için harf ve rakam simgeleriyle ad ve numara verme işlemidir.

Alfabetik sistem

Dosyaların soyadına, gerekirse ada göre sıralandığı dosyalama düzenidir.

Küpür

Süreli yayından ayrılıp saklanan metin veya görseldir.

Arşiv

Değer taşıyan belgelerin sistemli biçimde korunduğu ve düzenlendiği birimdir.

Arşivist

Arşiv işlerini yürüten, eğitimli uzman kişidir.

Transfer kutusu

Dosyaların aktarımında ve toplu saklanmasında kullanılan standart arşiv kutusudur.

Birincil değer

Belgenin üretildiği dönemde sağladığı idari, hukuki ve mali yarardır.

İkincil değer

Kurumsal işlevi bittikten sonra kazanılan tarihî ve kültürel değerdir.

Özel yazışma

Kişiler arasında, biçim zorunluluğu olmayan serbest yazışmadır.

TS 13298

Elektronik belge yönetimi için TSE standardıdır.

• Alfabetik sistemde ölçüt ad değil soyadıdır; ad yalnızca ayırıcı ikinci ölçüttür.
• Birincil değer idari, hukuki, mali; tarihsel konular ikincil değerdir.
• Motivasyon yönetimin temel işlevi değildir; beş işlev planlama, örgütleme, yöneltme, koordinasyon, denetimdir.
• İmha listesinde yöntem yer almaz; tür, yer ve tarih yer alır.
• Bölümleri esas alan modelde hız artar, standartlaşma azalır.